Akár fél évszázadig is őriznie kell a munkaügyi iratokat a munkáltatóknak – hívta fel a figyelmet a MAZARS. Egy 2018. december 23-án hatályba lépett törvénymódosítás miatt ugyanis az eddigi, a kiállítástól számított öt év helyett a munkaadóknak az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizniük a jövedelemre vonatkozó dokumentumokat. Egy 16 éves munkavállaló diák esetében így a várható megőrzési idő 54 év lesz.
Akár fél évszázadig is őrizniük kell a munkaügyi iratokat a munkáltatóknak egy 2018. december 23-án hatályba lépett törvénymódosítás miatt – hívta fel a figyelmet a MAZARS legújabb elemzésében. A kimagaslóan hosszú időszak oka, hogy az új szabály értelmében a munkaadók az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kötelesek megőrizni a jövedelemre vonatkozó iratokat, nem csupán a kiállítást követő öt évig.
„A törvényben meghatározott elvárás akár 50 évnél is többet jelenthet: egy 16 éves munkavállaló diák esetében a várható megőrzési idő 54 év. A diák munkáltatójának ennyi ideig kell majd őriznie az olyan munkaügyi iratokat, amelyek a szolgálati időről, vagy a nyugellátás megállapításához szükséges keresetről, jövedelemről adatot tartalmaznak” – mondta dr. Orosz András, a MAZARS szakértőjeként közreműködő Borsy Ügyvédi Iroda munkatársa.
Ez a kötelezettség akkor sem szűnik meg, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik: ebben az esetben kötelesek bejelenteni az iratok további tárolási helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási szervnek. A megőrzési kötelezettség ugyanakkor nem vonatkozik a munkáltatónál egyéb okból keletkező iratokra, így az olyasmikre, mint az önéletrajz, a munkavállaló értékelése, az oktatásokon való részvételének dokumentációja, stb.
„Az új előírás egy régi dilemmát old fel. A munkáltató eddig is köteles volt a hatóság kérésére benyújtani a nyugellátás megállapításához szükséges adatokat. Arra viszont nem vonatkozott egyértelmű előírás, hogy a munkáltató ezeket tartalmazó iratokat az öt éven túl meddig köteles megőrizni. Épp ezért eddig, ha a munkáltató nem tudta ezeket az iratokat átadni (és ezt válaszában meg is írta) a hatóságnak, akkor nem kellett semmilyen következménnyel számolnia. Ellenben jelenleg, ha figyelmen kívül hagyja a kérést, és semmilyen együttműködést nem mutat, vagy a hatályos szabályozás által megállapított évekre visszamenőleg nem tudja átadni az iratokat – és kimenteni sem tudja magát –, akár több százezer forintos bírsággal sújtható” – mondta dr. Orosz András.
Az új szabályozás ezt a problémát megoldja, és segíti, hogy munkavállaló ellátása minél pontosabban megtörténhessen. Fontos, hogy az új előírás csak öt év múlva jelent többletfeladatot a cégeknek, hiszen a jelenlegi munkavállalóival kapcsolatos okmányokat ennyi ideig egyébként is meg kellene őriznie a vállalkozásnak. Ha viszont egy cég jogutód nélkül szűnik meg, az iratok helyére vonatkozó információkat és az esetlegesen elmaradt adatokat már most át kell adni a nyugdíjbiztosítási szervnek. Könnyítés ugyanakkor, hogy továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt”, öt évnél régebbi iratanyagot.
0 Megjegyzések